1-2-3-5 bạn có đánh rơi nhịp nào không? Nếu câu trả lời là có bạn hãy đọc bài viết này ngay đi. Bởi vì để tránh đánh rơi mất “nhịp” nào trong kế hoạch công việc thì hôm nay SkillHub sẽ chỉ cho các bạn quy tắc 1-3-5 giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch quản lý công việc cực kỳ hiệu quả nhé!
Xem thêm: Lắng nghe cũng là một nghệ thuật – Cách cải thiện kỹ năng lắng nghe cho tân sinh viên
Tại sao tân sinh viên cần nâng cao kỹ năng lập kế hoạch?
Tại vì SkillHub cảm thấy các gen Z tụi mình ngày nay ai cũng bận rộn và stress quá, đặc biệt là các bạn tân sinh viên mới bước chân vào môi trường mới có tới hàng tá công việc phải lo. SkillHub hiểu các bạn đều có những áp lực vô hình từ bạn bè đồng trang lứa, từ gia đình và đôi khi là áp lực từ chính bản thân mình để trở nên xuất sắc, hoàn thiện hơn.
Tuy nhiên, khi các công việc, nhiệm vụ, mối quan hệ dần tăng lên thì sự phân tán trong các mối quan tâm của chúng mình cũng không tránh khỏi việc gia tăng. Nếu chỉ phải giải quyết một vài vấn đề thì sẽ rất dễ dàng cho bạn trong việc cân bằng, cảm thấy vui vẻ, thoải mái. Nhưng bạn biết đó, trong thực tế khối lượng công việc cùng những vấn đề phát sinh chưa bao giờ là đơn giản, thậm chí là đáng quan ngại nếu bạn không thể kiểm soát tốt, không xác định được vấn đề cần ưu tiên. Điều này một phần cũng là bởi kỹ năng lập kế hoạch của các bạn tân sinh viên vẫn còn nhiều hạn chế.
SkillHub hiểu điều này bởi ai thì cũng từng trải qua khoảng thời gian loay hoay không biết nên xoay sở thế nào với đống công việc và những mối quan hệ của mình. Bởi vậy, hôm nay SkillHub rất mong được chia sẻ phương pháp 1-3-5 để giúp các bạn tân sinh viên nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, tránh phải loay hoay giữa bộn bề công việc nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn kỹ năng kiểm soát cảm xúc cho tân sinh viên vững vàng hòa nhập cuộc sống mới
Quy tắc 1-3-5 là gì?
Đừng lo lắng bởi quy tắc này cũng đơn giản như cái tên của nó. Phương pháp 1-3-5 định nghĩa một danh mục hiệu quả chỉ cần đảm bảo 1 + 3 + 5 = 9 việc cần làm mỗi ngày, được chắt lọc, cân nhắc để sắp xếp vào danh mục công việc của bạn.
1 nhiệm vụ chính: Điều mà bạn cần ưu tiên hoàn thành trước tiên.
Trong quy tắc 1-3-5, nhiệm vụ chính được xếp ở vị trí đầu tiên, cần nhận được sự chú ý và quan tâm lớn nhất từ bạn.
Xác định được ưu tiên trong ngày có ý nghĩa rất lớn đến hiệu quả làm việc của bạn đấy. Đó sẽ là điểm thu hút sự chú ý, chiếm phần lớn sự tập trung, thời gian cùng sức lực của bạn, từ đó giúp bạn tránh vướng phải tình trạng nguồn lực bị, luống cuống xoay sở, dẫn đến cuối cùng vẫn không thể hoàn thành chỉn chu được điều gì.
Nếu có thể, ngay khi bắt đầu, bạn hãy bắt tay ngay vào giải quyết nhiệm vụ này vì tầm quan trọng của nó cũng như tránh những tình huống phát sinh cản trở nhé. Bởi vì nếu hoàn thành tốt công việc quan trọng nhất, nó không chỉ có ý nghĩa về mặt mục tiêu mà còn góp phần thúc đẩy tinh thần, tạo tâm lý thoải mái cho bạn để tiếp tục giải quyết những nhiệm vụ khác nữa đó. Không chỉ vậy, hoàn thành càng sớm sẽ càng tránh được rủi ro thời gian hoặc sự cố, để khi những cản trở ngoài ý muốn xuất hiện, bạn vẫn đảm bảo có đủ thời gian để xử lý và xoay sở tình hình.
Việc xác định nhiệm vụ chính giữa vô số nhiệm vụ cần làm trong ngày là điều không thể thiếu. Việc thường xuyên phân loại nhiệm vụ và có thứ tự ưu tiên hàng đầu cho những nhiệm vụ quan trọng sẽ giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của bạn mỗi ngày.
Xem thêm: Mùa tuyển dụng CLB tới! Làm thể nào để có kỹ năng phỏng vấn câu lạc bộ “tuyệt đỉnh”?
3 nhiệm vụ cần thiết: Điều bạn cần hoàn thành ngay sau nhiệm vụ ưu tiên nhất.
Khác với 1 nhiệm vụ tối quan trọng, các nhiệm vụ cần thiết được phân bổ là 3 trong danh sách 9 công việc của cậu mỗi ngày.
Để hoàn thành các nhiệm vụ này, bạn cần sắp xếp khoảng thời gian hợp lý sau khi dành sự ưu tiên cho nhiệm vụ chính nhất. Phương pháp này cũng đề xuất rằng bạn chỉ nên dành khoảng 1-2 giờ đồng hồ cho các nhiệm vụ cần thiết.
Bản chất của các nhiệm vụ theo đó có thể không giống nhau cả về thời gian lẫn ý nghĩa, sẽ có những trường hợp đòi hỏi bạn dành nhiều thời gian hơn so với chuẩn mực đề xuất, nhưng lại không tốn quá nhiều công sức suy nghĩ. Khi đó, bạn có thể xem xét lại tầm quan trọng và điều chỉnh đưa nó vào những nhiệm vụ nhỏ.
Một lời khuyên của SkillHub dành cho 3 nhiệm vụ cần thiết đó là bạn nên sắp xếp khoảng thời gian riêng, không bị phân tâm khi làm việc để hoàn thành với hiệu suất tốt nhất nha!
5 nhiệm vụ nhỏ: Những mong muốn trong ngày bạn muốn hoàn thành
Nếu nhiệm vụ chính cần bạn dành thời gian, sự tập trung trong khoảng 3-4 giờ, nhiệm vụ cần thiết chiếm khoảng 1-2 giờ cho từng nhiệm vụ, thì các nhiệm vụ nhỏ sẽ mất ít hơn, phân bổ vào khoảng 30 phút cho đến 1 giờ của bạn.
Thông thường, mục tiêu nhỏ sẽ không bị giới hạn chỉ trong khuôn khổ học tập hay công việc, chúng có thể được mở rộng hơn sang nhiều phạm vi khác. Đó có thể là năm công việc đã đến hạn trong danh mục của bạn, chiếm 1 lượng ngắn thời gian và không quá quan trọng. Hay đơn giản hơn, đây là các mong muốn cá nhân bạn muốn hoàn thành, chẳng hạn như: đi dạo phố, uống cafe cùng hội bạn thân, đi xem một bộ phim vừa ra mắt với crush, tập luyện thể dục, thể thao, hoặc thực hiện một kế hoạch cá nhân mà chưa có thể sắp xếp thời gian giải quyết trước đây.
Xem thêm: Kỹ năng cân bằng cuộc sống giúp tân sinh viên làm quen với môi trường sống mới
Kết
SkillHub mong rằng những chia sẻ bên trên có thể giúp ích được phần nào cho các bạn tân sinh viên trong học tập, công việc và cuộc sống. SkillHub mong rằng với quy tắc 1-3-5, bạn sẽ có thể nâng cao đáng kể kỹ năng lập kế hoạch để quản lý công việc một cách thông minh, không cần phải dành nhiều thời gian loay hoay để xử lý công việc hằng ngày.
Dù sao thì bạn cũng đừng nên ôm đồm quá nhiều việc nhé. Bạn chỉ nên hoàn thành tốt 9 việc là có thể đạt được tiêu chuẩn cho một ngày, đảm bảo mọi thứ đi đúng theo hướng bạn hoạch định sẵn.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo Khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” của Ngân hàng khóa học SkillHub để khám phá thêm nhiều tips giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của mình nha.
