Gen Z đang cảm thấy kiệt quệ với hàng tá công việc mỗi ngày. Tại sao cùng 1 quỹ thời gian như nhau nhưng rất nhiều người trẻ luôn phải “chạy deadline” một cách vội vã đến thế? Quản lý thời gian giỏi cũng là một kỹ năng và điều chúng ta cần tìm là giải pháp. Hãy cùng Skillhub khám phá cách làm chủ thời gian với 3 phương pháp quản lý đơn giản ngay sau đây!

Xem thêm: 10 lý do vì sao nhà tuyển dụng chú trọng kỹ năng mềm của sinh viên

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là việc sắp xếp, phân bổ thời gian theo kế hoạch một cách logic và hợp lý. Tùy vào số lượng công việc, độ cấp thiết của mỗi nhiệm vụ ta sẽ có cách sắp xếp và thiết lập một thời gian biểu phù hợp với bản thân.

Việc quản lý và sắp xếp thời gian có thể tiến hành theo ngày, tháng, năm,.. phụ thuộc vào kế hoạch, mục tiêu và mục đích của mỗi người. 

Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại rất quan trọng?

Giảm áp lực công việc

Chúng ta vẫn thường bị stress vì bởi có quá nhiều công việc cần giải quyết. Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến điều đó là việc không có kế hoạch và thời gian cụ thể. Quản lý kỹ năng tốt sẽ giúp các công việc được giải quyết một cách nhanh chóng, theo đúng kế hoạch và đạt kết quả cao. 

Nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc

Biết cách tối ưu hóa thời gian là chìa khóa để bạn phát triển bản thân và không bị hao tốn nguồn lực một cách lãng phí. Khi có kế hoạch và thời gian cụ thể, bạn dễ dàng nắm bắt được công việc và thực hiện một cách trơn tru, mượt mà nhất. 

Người có kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành công việc một cách khoa học, đúng thời hạn với chất lượng tốt. Ngược lại, người thiếu kỹ năng trong việc quản lý thời gian, điển hình là  “nước tới chân mới nhảy” luôn trong tình trạng stress, chạy đua với công việc, kết quả đem lại không thực sự chất lượng.

Cân bằng cuộc sống

Không thể quản lý thời gian khiến bạn liên tục bị cuốn vào vòng xoáy của những bộn bề, không thể dành thời gian để hưởng thụ và làm những việc yêu thích hay tệ hơn là không chăm sóc tốt cho bản thân. Vì vậy quản lý thời gian giỏi sẽ giúp bạn có thời gian dành cho riêng mình, thoải mái và tự tại trong khoảng không dành cho bản thân. Điều này cũng giúp bạn tái tạo năng lượng và tăng độ hiệu quả làm việc hơn.

Xem thêm: Học ngay Khóa học quản lý thời gian từ OES

3 phương pháp quản lý thời gian đơn giản, hiệu quả

Quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhover

Một trong những phương pháp tốt nhất để cân bằng và quản lý thời gian một cách hiệu quả là sử dụng ma trận Eisenhover. Nói đơn giản hơn, ma trận này sẽ phân cấp mức độ ưu tiên với 4 cấp độ:

      1.  QUAN TRỌNG + KHẨN CẤP

Đây là những việc mang tính ngắn hạn và bạn không thể không làm ngay lập tức. Nếu bạn bỏ lỡ hay không xếp ưu tiên công việc này, chắc chắn bạn sẽ “thất bại” trong kế hoạch của mình.

      2. QUAN TRỌNG + KHÔNG KHẨN CẤP

Nhóm II bao gồm những việc mang tính chiến lược, dài hạn và quan trọng. Đó có thể là những công việc được lên kế hoạch tuần, tháng, quý,…

      3. KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG

Những việc không quan trọng thì chắc chắn sẽ là những việc bạn không cần để tâm quá nhiều. Đó là những việc như trả lời điện thoại, mail, tin nhắn… không cần thiết; những việc lặt vặt bên ngoài, …

      4. KHÔNG KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG

Để thành công, hãy cực lưu ý những việc tối kỵ làm cản trở bạn, những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại ý nghĩa hay khác biệt gì lớn. 

QUY LUẬT 80/20 (PARETO PRINCIPLE)

Nhà kinh tế học người Ý Pareto đã nghiên cứu ra quy luật 80/20. Sau đó, quy luật này được mở rộng ra nhiều lĩnh vực như kinh doanh, sản xuất, và quản lý thời gian,… Định nghĩa về quy luật này được giới thiệu như sau: : 80% output (đầu ra/thành quả/hậu quả) được tạo bởi 20% input (đầu vào/đóng góp/hành động).

Bạn có thể vận dụng quy luật 80/20 như là một phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả. Nếu xem 80% kết quả công việc đạt được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc có ích, bạn cần nắm rõ được thời gian thực hiện, hoàn cảnh và quy trình làm việc của nó. Từ đó, bạn có thể sử dụng quỹ thời gian để tạo ra thành quả một cách tối ưu nhất. Đồng thời thúc đẩy nâng cao thành quả lao động của chính mình.

Phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer

• Do (làm): Hãy làm ngay đi những công việc quan trọng và ở ngay trước mắt bạn. Đừng trì hoãn thêm và lãng phí thời gian.
• Dump (từ bỏ): Đôi khi việc lược bỏ bớt và loại ra một số công việc vô nghĩa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian một cách đáng kể, tránh hao tổn nguồn lực.
• Delegate (Giao việc): Ôm việc quá nhiều đôi khi sẽ là mũi tên đen đâm trúng điểm yếu của bạn. Điều này có thể làm bạn lãng phí thời gian quý báu của mình. Hãy hào phóng và tin tưởng giao việc cho mọi người khi có cơ hội.
• Defer (hoãn lại): Nếu bạn không thể làm công việc đó ngay bây giờ thì hãy xem lại kế hoạch và sắp xếp lại thời gian làm công việc đó. Tuy nhiên, trừ khi là bất khả kháng, hãy để trì hoãn là lựa chọn cuối cùng. Nếu các công việc hoãn đang ngày càng tăng, bạn cần xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 nhé!

Xem thêm: 10 tips giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Biết cách sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa quan trọng giúp bạn đạt được những mục tiêu trong kế hoạch khai phá bản thân và phát triển sự nghiệp của chính mình!

Hãy cùng tham gia Cộng đồng phát triển kỹ năng – Bứt phá sự nghiệp!!! của SkillHub để cùng chia sẽ những câu chuyện thú vị, những mẹo hữu ích trong quá trình nâng cấp bản thân của mình bạn nhé!