Thời gian luôn luôn trôi qua một cách nhanh chóng. Điều đó làm cho thời gian trở thành một biến số có thể khó kiểm soát và theo dõi. Và một khi thời gian đã trôi đi, bạn sẽ không bao giờ lấy lại được. Đối với các công ty, thời gian bị mất tương đương với số tiền bị mất. Trong một môi trường kinh doanh nơi nhân viên và các chuyên gia được tuyển dụng dựa trên đầu vào và năng suất của họ tại một thời điểm nhất định, đây là thời điểm tuyệt vời để nhân viên của bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian. Tại sao vậy? Vì họ sẽ không chỉ theo dõi thời gian tốt hơn mà còn có cơ hội theo dõi tiến độ của đội nhóm trong các dự án và đóng góp vào thành công của công ty.

Ý thức về thời gian sẽ giúp cải thiện bản thân và đạt được mục tiêu. Điều đó đúng trong cả công việc và cuộc sống cá nhân của bạn. Cách tốt nhất để quản lý thời gian hiệu quả là gì? Bạn hãy áp dụng 10 lời khuyên này từ SkillHub để có một khởi đầu tốt nhé!

Xem thêm: Kỹ năng mềm có thể học online không?

1. Kiểm tra thời gian

Biết chính xác cách bạn sử dụng thời gian của mình. Trong môi trường văn phòng, bạn nên biết những công việc đang đánh cắp thời gian của bạn. Sau đó, bạn có thể làm điều gì đó về nó. Ví dụ, bạn có thể dành một giờ cho email thay vì hoàn thành các dự án quan trọng. Biết chính xác thời gian của bạn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về việc ủy ​​quyền nhiệm vụ hoặc mua phần mềm để tăng tốc một số quy trình cấp thấp hơn.

2. Đặt giới hạn thời gian

Đặt giới hạn thời gian cho một nhiệm vụ có thể rất thú vị. Trên thực tế, nó có thể giống như một trò chơi. Một số công ty thực sự chia nhân viên thành các nhóm và nhóm nào hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ trước tiên sẽ nhận được phần thưởng. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc này cho bất kỳ nhiệm vụ nào. Đặt giới hạn thời gian nhất định, chẳng hạn như một hoặc hai giờ. Sau đó, hãy cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian quy định và cảm thấy hứng thú khi bạn làm việc đó.

3. Sử dụng các công cụ phần mềm để quản lý thời gian

Công nghệ ngày nay đã giúp ích nhiều hơn trong việc quản lý thời gian. nternet cung cấp nhiều ứng dụng và công cụ khác nhau và một số ứng dụng hữu ích cho việc quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là để theo dõi và đánh giá các quy trình hàng ngày. Đối với nhiều ứng dụng, các chức năng nâng cao của các phiên bản trả phí cũng có thể cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát và trải nghiệm người dùng tốt hơn.

Xem thêm: Xu hướng học tập của giới trẻ: Học kỹ năng mềm online trên hệ thống LMS của SkillHub

4. Có một danh sách việc cần làm

Liệt kê những công việc bạn cần làm luôn luôn là một cách để tiết kiệm thời gian. Nếu bạn có một danh sách, bạn sẽ không bao giờ phải tự hỏi những gì trong chương trình làm việc hàng ngày hoặc những gì phải làm tiếp theo. Thật vậy, một danh sách giúp bạn tập trung và có động lực, tập trung vào việc cảm nhận sự hài lòng của bản thân mỗi khi bạn đánh dấu một nhiệm vụ khỏi danh sách của mình. Danh sách cũng cho phép bạn xem và theo dõi tiến trình của bạn. Ngay cả khi bạn bị bao vây bởi những thứ gây xao nhãng, danh sách của bạn sẽ giúp bạn đi đúng hướng.

5. Lên kế hoạch trước

Lập kế hoạch trước là một phần quan trọng của quản lý thời gian. Tốt nhất, bạn nên lên kế hoạch trước cả tuần hoặc ít nhất là một ngày trước đó. Khi bạn biết chính xác những gì cần phải hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần, bạn sẽ luôn có tổ chức và tập trung. Bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ qua các ngày để biết trước, cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một dự án. Ngay cả việc dành một vài phút để lập kế hoạch trước cũng có thể thay đổi cách bạn làm việc.

6. Bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn

Làm những công việc quan trọng nhất của bạn vào buổi sáng. Tất cả những công việc căng thẳng, phần lớn công việc của bạn, những công việc khó nhất – hãy làm chúng vào buổi sáng. Lý do rất đơn giản. Bạn có nhiều năng lượng nhất vào buổi sáng, vì vậy bạn sẽ có thể giải quyết các công việc một cách hiệu quả và thành thạo. Thêm vào đó, cảm giác hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên sẽ làm cho phần còn lại của ngày tốt hơn nhiều.

7. Ủy quyền và thuê ngoài

Bạn không thể làm mọi thứ một mình, vì vậy hãy giảm bớt khối lượng công việc xuống và ủy thác công việc cho người khác. Có lẽ đã đến lúc bạn đào tạo ai đó thực hiện một số quy trình đơn giản trong công việc hoặc văn phòng của bạn. Điều đó giải phóng bạn để tập trung vào các dự án lớn hơn hoặc các nhiệm vụ phức tạp hơn. Bạn thậm chí có thể thuê ngoài công việc cho một freelancer có kinh nghiệm và tiết kiệm tiền.

8. Tập trung vào từng nhiệm vụ một

Nếu bạn đã chọn làm một nhiệm vụ, hãy hoàn thiện nó đến cùng. Tránh làm một nửa công việc, có nghĩa là từ bỏ nhiệm vụ hiện tại của bạn và làm một việc khác hoàn toàn. Một ví dụ về công việc nửa vời là đang viết báo cáo, sau đó đột nhiên kiểm tra email mà không có lý do và viết thư trả lời. Điều đó không chỉ không tốt cho việc quản lý thời gian mà còn ảnh hưởng xấu đến sự tập trung của bạn. Bạn sẽ mất đà. Tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay và tránh những cạm bẫy này.

9. Thực hiện một số thay đổi trong lịch trình của bạn

Nếu bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng hơn vào những thời điểm nhất định trong ngày, hãy thay đổi lịch trình của bạn để nắm bắt điều đó. Tận dụng tối đa thời gian của bạn. Một số người tràn đầy năng lượng hơn vào buổi sáng, trong khi một số lại là cú đêm. Khi bạn chọn thời gian biểu phù hợp nhất cho mình, bạn sẽ được hưởng những lợi ích của việc có thể làm được nhiều việc hơn.

Xem thêm: Cách quản lý nhóm làm việc hiệu quả mùa COVID như thế nào?

10. Tránh sự hoàn hảo

Đừng để điều hoàn hảo trở thành kẻ thù của điều tốt đẹp, như người ta vẫn nói. Khi làm việc, bạn chỉ cần cố gắng hết sức mình để có được kết quả như mong muốn. Không nên chờ đợi sự hoàn hảo sẽ gây ra những chậm trễ không đáng có.

Kết

Quản lý thời gian hiệu quả cuối cùng là kết quả của việc có thái độ đúng đắn và cam kết với mục tiêu của bạn. Các công cụ phần mềm có thể giúp bạn nỗ lực quản lý thời gian và có rất nhiều lịch và thiết bị theo dõi thời gian để giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Dù bạn sử dụng mẹo hay công cụ nào, hãy sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan, nhưng cũng nên dành thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn để giúp bạn luôn vui vẻ và có động lực trong suốt cuộc đời.

Bạn hay sử dụng mẹo và thủ thuật nào để quản lý thời gian của mình hoặc nhóm của bạn tốt hơn? Hãy chia sẻ cùng SkillHub nhé!