Trong giao tiếp, kỹ năng phản hồi có thể hiểu như một món quà mà bạn nên trao cho người nhận nó một cách trân trọng và tử tế. Đối với người nhận được món quà đó, cũng cần phải ghi nhận bằng sự trân trọng và cảm ơn. Có thể nói, để có được kỹ năng phản hồi tích cực không phải là một điều dễ dàng. Vì vâỵ, hãy “bỏ túi” ngay 7 nguyên tắc để sở hữu kỹ năng giao tiếp này nhé!

Xem thêm: 3 lý do tại sao giao tiếp ứng xử là kỹ năng quan trọng nhất đối với tân sinh viên

Kỹ năng phản hồi là gì?

Thông thường trong giao tiếp, kỹ năng phản hồi sẽ được phân biệt và thể hiện qua 2 cách rõ ràng:

• Kỹ năng phản hồi tiêu cực (hay còn gọi là phản hồi “khen và chê”)
• Kỹ năng phản hồi tích cực (cách gọi khác là phản hồi xây dựng)

1. Kỹ năng phản hồi tiêu cực

Về tổng quan, phản hồi tiêu cực là những đánh giá mang tính chủ quan, xuất phát từ cá nhân, dựa trên ý kiến và quan điểm của bản thân. Chúng thường được thể hiện thông qua hình thức nhận xét về kỹ năng hoặc tính cách của người tiếp nhận phản hồi. Đa phần những đánh giá này sẽ có xu hướng hạ bệ người nghe hoặc không đưa ra được sự giúp đỡ hay hỗ trợ nào cho việc cải thiện.

2. Kỹ năng phản hồi tích cực

Trái người với phản hồi tiêu cực, đây là những phản hồi mang sắc thái khuyến khích, động viên người nghe. Những đánh giá này dựa trên sự quan sát đa chiều, thông tin cụ thể và thường giúp làm nổi bật ưu điểm cũng như chỉ rõ điểm cần cải thiện của đối phương. Từ đó, người tiếp nhận phản hồi sẽ có thể thực hiện thay đổi theo chiều hướng tích cực và tiến bộ trong tương lai.

“Bỏ túi” 7 nguyên tắc vàng để có được kỹ năng phản hồi tích cực trong giao tiếp

Để rèn luyện được kỹ năng phản hồi tích cực có hiệu quả, không thể bỏ qua 7 nguyên tắc vàng sau đây.

Xem thêm: 3 cách nâng cao kỹ năng giao tiếp cho sinh viên

1. Cụ thể

Nguyên tắc đầu tiên cần có của kỹ năng phản hồi là sự cụ thể. Nếu trong phản hồi của bạn không chứa những thông tin cụ thể rõ ràng thì những lời phản hồi đó chỉ mang tính tán dương hoặc phê phán. Hay nói một cách khác, đó chỉ là những lời khen sáo rỗng hoặc những lời chê bai vô căn cứ. Hãy cố gắng gạt bỏ những phản hồi khái quát, mơ hồ, tránh để đối phương càng thêm bối rối và không biết mình đã làm tốt điều gì hay cần cải thiện ở đâu.

2. Trung thực

Sự thiếu trung thực trong lời nói sẽ dẫn đến việc đối phương trở nên nghi hoặc và từ đó không chấp nhận sự phản hồi từ bạn. Việc đưa ra những thông tin áp đặt hay suy diễn để liên kết những hành vi đó đến tính cách cá nhân và đánh giá họ cũng sẽ khiến đối phương không muốn nghe phản hồi. 

Bởi vậy khi đưa ra phản hồi, hãy nhận xét đúng như những gì bạn tự mình quan sát và nghe thấy. Ví dụ như thay vì nói: “Vì anh quá cẩu thả nên mới làm việc sơ sài như vậy phải không?”, hãy thử nói: “Việc anh vừa làm vẫn còn thiếu vài thông tin, tôi nghĩ anh có thể tham khảo thêm trên các trang web khác để bổ sung.” Như vậy, người nghe sẽ hiểu được mình cần làm gì để tiến bộ hơn cũng như những tiếp tục phát huy những ưu điểm của họ.

3. Tránh đưa ra những thông tin trái chiều

Nguyên tắc tiếp theo mà kỹ năng phản hồi tích cực cần có là tránh đưa ra những thông điệp trái chiều như: “Bạn đã là tốt nhưng mà…”, “bạn đã làm việc chăm chỉ nhưng mà…”. Kiểu phản hồi này dù vô tình hay cố ý cũng sẽ liệt kê những điều đối phương đã làm không tốt và không tin vào vế trước của câu phản hồi. 

Để khắc phục điều này, hãy đổi cách nói bằng việc sử dụng các mẫu câu như: “Tôi đề xuất là bạn nên…” hoặc “Nếu…thì bạn nghĩ như thế nào?”. 

4. Hướng vào quá trình, không hướng vào con người

Nguyên tắc thứ ba để xây dựng kỹ năng giao tiếp này là hướng vào quá trình chứ không hướng vào con người. Nguyên tắc này có nghĩa là bạn cần chú ý vào kết quả của hành vi chứ không phải đánh giá con người hay đặc điểm tính cách của họ thông qua hành vi đó. 

Việc bạn phản hồi như vậy sẽ khiến người nghe cảm thấy bị xúc phạm hay thất vọng về bản thân. Bởi vậy, hãy luôn nhớ nguyên tắc này thật kỹ: không đánh giá hay phán xét người tiếp nhận phản hồi mà hãy tập trung vào quá trình và hành động của họ.

5. Sử dụng chủ ngữ “Tôi”

Nguyên tắc tiếp theo cần được áp dụng khi giao tiếp chính là sử dụng chủ ngữ “tôi” khi đưa ra phản hồi tích cực. Việc này sẽ chứng tỏ rằng đây là những phản hồi được xuất phát từ phía bạn chứ không phải từ một bên thứ ba. Bạn là người đưa ra phản hồi nên bạn cần thể hiện đó là ý kiến của mình chứ không phải ai khác. 

6. Ngôn ngữ cơ thể

Việc sử dụng body language tuy là yếu tố nhỏ nhưng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình bạn phản hồi. Nét mặt, tư thế, ánh mắt hay cử chỉ, tất cả đều giúp thông điệp của bạn được truyền tải đến với đối phương. Đồng thời, càng thể hiện những biểu hiện này theo cách tích cực thì người nghe sẽ càng tin tưởng phản hồi của bạn nhiều hơn.

7. Giọng điệu

Cuối cùng là giọng điệu, nguyên tắc này tác động vô cùng lớn đến kết quả của việc phản hồi. Ngữ điệu giọng nói khi thay đổi cũng sẽ dễ dàng khiến phản hồi đi chệch hướng, khiến người nghe cảm thấy có thể bạn không thật sự quan tâm hoặc khinh thường họ.

Tóm lại, nếu là phản hồi tán đồng, hãy phản hồi với thái độ vui vẻ, nói nhanh và dồn dập một chút để bộc lộ sự khen ngợi, Ngược lại, nếu phản hồi mang tính góp ý, hãy chậm rãi và ôn tồn hơn để thể hiện sự chân thành và mong muốn đối phương tiến bộ. 

Xem thêm: Bạn có biết tầm quan trọng của việc giao tiếp nơi công sở?

Kết

Kỹ năng phản hồi tích cực chắc chắn sẽ luôn là kỹ năng hữu ích trong việc giao tiếp ứng xử ngoài xã hội. Với 7 nguyên tắc vàng mà SkillHub đã giới thiệu ở trên, nếu áp dụng chúng một cách nghiêm túc và thường xuyên, chắc chắn bạn sẽ hoàn thiện được nhiều hơn nữa các kỹ năng của bản thân.