Làm việc nhóm nơi công sở có thể giúp đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc, giúp sếp nhận ra tài năng cá nhân của nhân viên và tiết lộ phương hướng cho các nhiệm vụ công việc trong tương lai. Tuy nhiên, không phải công việc nào cũng có thể thực hiện bằng cách thức làm việc nhóm. Làm việc nhóm cũng có những điểm mạnh và điểm yếu ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và khả năng cộng tác nơi công sở.

Trong bài viết này, hãy cùng SkillHub thảo luận về những ưu và nhược điểm của làm việc nhóm và các mẹo để thiết lập tinh thần làm việc nhóm hiệu quả.

Xem thêm khóa học Kỹ năng Làm việc nhóm tại đây!

Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm là khi hai hoặc nhiều nhân viên làm việc hợp tác để hoàn thành một dự án. Thông thường, các cá nhân nhận nắm giữ vai trò khác nhau trong nhóm để cung cấp trách nhiệm giải trình giữa các thành viên khác về lĩnh vực mình am hiểu. Trong một số lĩnh vực, tính sáng tạo phát triển mạnh khi mọi người chia sẻ ý tưởng một cách thoải mái và có thể hưởng lợi từ ý kiến ​​đóng góp của người khác. Khi được tập hợp một cách chu đáo, các nhóm nhân viên có thể tạo ra công việc chất lượng với sự hợp tác và khuyến khích tích cực.

Ưu điểm của làm việc nhóm nơi công sở

Có nhiều lợi thế khi làm việc hợp tác trong một dự án, bao gồm:

Các nhóm có thể chia các dự án lớn thành các phần việc bằng nhau

Một danh sách các công việc, nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành là phù hợp nhất cho một nhóm. Ví dụ: nếu một trưởng nhóm phân phối danh sách 100 nhiệm vụ cho năm nhân viên dựa trên các kỹ năng và khả năng cá nhân của họ, điều đó có thể tạo ra một dự án mạnh mẽ hơn.

Các thành viên trong nhóm có thể động não để tìm ra giải pháp

Khi mọi người làm việc cùng nhau để giải quyết các vấn đề hoặc khó khăn trong một dự án, chất lượng của các giải pháp có thể tăng lên do nỗ lực hợp tác của họ.

Xem thêm: Tại sao kỹ năng làm việc nhóm lại quan quan trọng với sinh viên năm nhất?

Có một diễn đàn để giao tiếp và trao đổi

Làm việc nhóm mang đến một diễn đàn có tổ chức để thảo luận về tiến độ và phản hồi về những thành công hoặc thất bại. Khi các thành viên trong nhóm cam kết trao đổi thông tin kỹ lưỡng hơn, họ khuyến khích nhau hoàn thành thời hạn và có thể đề nghị giúp đỡ khi cần thiết.

Các nhân viên có thể cùng nhau chịu trách nhiệm

Cả nhóm sẽ thống nhất một quy trình làm việc chung để người giám sát có thể kiểm soát và tập trung vào công việc của họ. Nhóm có thể thiết lập các phương pháp để chịu trách nhiệm giải trình, chẳng hạn như bảng tính được chia sẻ hoặc các cuộc họp thường xuyên để báo cáo tiến độ.

Nhân viên mới hoặc trẻ hơn có thể tiếp cận với người cố vấn

Nếu một nhóm có nhiều kinh nghiệm và thâm niên, nhân viên mới hoặc ít kinh nghiệm sẽ có cơ hội tìm người để học hỏi và phấn đấu cạnh tranh. Bằng cách tìm một người cố vấn, một người nào đó mới bắt đầu sự nghiệp của họ có thể xây dựng sự tự tin vào các kỹ năng của họ.

Nhân viên có thể nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của họ

Làm việc nhóm có thể dẫn đến sự tự phản ánh và nhận thức về bản thân. Ví dụ, nó có thể giúp ai đó khám phá ra phẩm chất lãnh đạo của chính họ hoặc học các kỹ năng giao tiếp hoặc giải quyết vấn đề có giá trị.

Nhược điểm của làm việc nhóm nơi công sở

Phân công công việc thiếu sự công bằng

Làm việc nhóm có thể tạo ra những đóng góp không đồng đều giữa các thành viên trong nhóm. Trong một số tình huống, một hoặc hai thành viên trong nhóm có thể chịu trách nhiệm cho hầu hết công việc và toàn bộ nhóm vẫn có thể nhận được tín nhiệm. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự thống nhất và mục đích của nhóm.

Các nhóm có thể gặp xung đột về lịch trình

Ngay cả với sự trợ giúp của công nghệ, việc sắp xếp thời gian để tất cả các thành viên trong nhóm có thể tham gia một cuộc họp có thể là một thách thức. Điều quan trọng cả nhóm cần phải thống nhất một cách thức làm việc hiệu quả. ưu tiên làm việc độc lập trước để đảm bảo những buổi họp chung có hiệu quả cao.

Mọi người có thể cảm thấy bị đánh giá thấp

Một số thành viên nhóm có thể cảm thấy như nhóm của họ không coi trọng các đề xuất của họ bằng những người khác nếu ý tưởng của họ không được sử dụng thường xuyên. Họ có thể ít tham gia vào nhóm hơn và giảm khả năng sáng tạo và đam mê đối với công việc của họ.

Có thể có nhiều cạnh tranh hơn

Khả năng cạnh tranh tự nhiên có thể cải thiện động lực, nhưng nếu sự cạnh tranh trở thành trọng tâm của nhóm, chất lượng công việc có thể giảm sút. Nếu khả năng cạnh tranh của một nhóm tăng đến mức không lành mạnh, tốt hơn là bạn nên thử làm việc độc lập.

Mẹo làm việc nhóm nơi công sở hiệu quả

Bạn có thể đạt được kết quả thành công nếu sử dụng các mẹo sau để tổ chức nhóm:

Cân nhắc tính cách và phong cách làm việc

Cố gắng phân công những người có phong cách làm việc và lịch trình làm việc tương tự nhau vào một dự án. Ví dụ, hai nhân viên làm việc trong cùng một văn phòng có thể có thời gian điều phối các cuộc họp dễ dàng hơn các thành viên của một nhóm làm việc từ xa. Tạo một nhóm với những thành viên có nhiều điểm tương đồng có thể tăng khả năng cộng tác và năng suất làm việc.

Chỉ định mỗi người một vai trò

Một nhóm có thể hoạt động trơn tru khi trách nhiệm của mỗi người rõ ràng. Khi tạo nhóm, hãy đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm nhận được một vai trò yêu cầu các nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: bạn có thể chỉ định một người nào đó làm điều phối viên nhóm, người sẽ chịu trách nhiệm tạo lịch họp và đảm bảo rằng nhóm hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Sử dụng các nhóm để đào tạo

Nhân viên mới có thể được hưởng lợi từ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của các thành viên lâu năm trong công ty. Phân công nhân viên mới hoặc trẻ hơn vào các nhóm mà họ sẽ cảm thấy được đánh giá cao và được khuyến khích có thể là một cách tuyệt vời để đào tạo họ. Môi trường làm việc và sứ mệnh của công ty có thể trở nên rõ ràng hơn đối với họ thông qua việc tham gia vào công việc hợp tác.

Làm việc nhóm nơi công sở có thể đem lại hiệu quả vượt bậc nếu bạn sử dụng nó trong các tình huống phù hợp và bạn lựa chọn nhóm một cách cẩn thận. Cân nhắc sử dụng một nhóm cho các dự án dài hơn hoặc phức tạp hơn với các nhiệm vụ có thể được hưởng lợi từ chuyên môn của nhiều nhân viên.