Bạn đã từng cảm thấy một ngày của mình trôi qua mà bản thân chưa giải quyết được nhiều công việc? Bạn có cảm thấy bản thân cần sắp xếp lại công việc và hoạt động năng suất hơn không? Có thể nói kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là điều tất yếu giúp chúng ta có thể sắp xếp mọi công việc trong cuộc sống dễ dàng và gia tăng hiệu quả công việc.

Vậy làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả đặc biệt khi trở lại với trạng thái bình thường mới?

Chấp nhận rằng kiểm soát thời gian hiệu quả là một điều “hoang đường”

Đây là điều đầu tiên bạn phải hiểu về quản lý thời gian, rằng bất kể chúng ta có tổ chức như thế nào, thì luôn chỉ có 24 giờ trong một ngày. Thời gian không thay đổi. Tất cả những gì chúng ta thực sự có thể quản lý là bản thân và những gì chúng ta làm với thời gian mà chúng ta có. Đánh giá cao điều này. Nội bộ hóa nó. Và chuyển sang mẹo tiếp theo càng sớm càng tốt.

Xem thêm: Làm thế nào để phát triển kỹ năng mềm cho nhân viên công sở?

Tìm ra nơi bạn đang lãng phí thời gian

Nhiều người trong chúng ta là con mồi của những kẻ lãng phí thời gian mà chúng đánh cắp thời gian mà chúng ta có thể sử dụng hiệu quả hơn nhiều. Kẻ cướp thời gian của bạn là gì? Bạn có dành quá nhiều thời gian để lướt Internet, đọc email, đăng Facebook, nhắn tin hay gọi điện cá nhân không?

Trong một cuộc khảo sát của Liang.com, 89% người được hỏi thừa nhận đã lãng phí thời gian mỗi ngày tại nơi làm việc:

31% lãng phí khoảng 30 phút mỗi ngày
31% lãng phí khoảng một giờ mỗi ngày
16% lãng phí khoảng hai giờ mỗi ngày
6% lãng phí khoảng ba giờ mỗi ngày
2% lãng phí khoảng 4 giờ mỗi ngày
2 phần trăm lãng phí năm giờ trở lên mỗi ngày

Bạn có phải là người lãng phí thời gian? Theo dõi các hoạt động hàng ngày giúp hình thành một bức tranh chính xác về lượng thời gian bạn dành cho các hoạt động khác nhau, đây là bước đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả.

Tạo mục tiêu quản lý thời gian

Hãy nhớ rằng, trọng tâm của quản lý thời gian thực sự là thay đổi hành vi của bạn chứ không phải thay đổi thời gian. Một nơi tốt để bắt đầu là loại bỏ lãng phí thời gian cá nhân của bạn. Ví dụ, trong một tuần, hãy đặt mục tiêu rằng bạn sẽ không nhận các cuộc điện thoại cá nhân hoặc trả lời các tin nhắn văn bản không liên quan đến công việc khi đang làm việc.

Thực hiện kế hoạch quản lý thời gian

Hãy coi đây là một phần mở rộng của mẹo quản lý thời gian thứ ba. Mục tiêu là thay đổi hành vi của bạn theo thời gian để đạt được bất kỳ mục tiêu chung nào bạn đã đặt ra cho mình, chẳng hạn như tăng năng suất hoặc giảm căng thẳng của bạn. Vì vậy, bạn không chỉ cần đặt ra các mục tiêu cụ thể của mình mà còn theo dõi chúng theo thời gian để xem liệu bạn có đang hoàn thành chúng hay không.

Sử dụng các công cụ quản lý thời gian

Cho dù đó là một kế hoạch, một chương trình phần mềm hay một ứng dụng điện thoại, thì bước đầu tiên để quản lý thời gian của bạn về mặt vật lý là biết hiện tại nó sẽ đi đến đâu và lập kế hoạch bạn sẽ sử dụng thời gian như thế nào trong tương lai. Chẳng hạn, một chương trình phần mềm như Outlook cho phép bạn lên lịch sự kiện dễ dàng và có thể được đặt để nhắc bạn về các sự kiện trước, giúp bạn quản lý thời gian dễ dàng hơn.

Kỉ luật với bản thân khi quản lý thời gian

Bạn nên bắt đầu mỗi ngày với một phiên ưu tiên các nhiệm vụ cho ngày đó và đặt điểm chuẩn hiệu suất của mình. Nếu bạn có 20 nhiệm vụ cho một ngày nhất định, thì bạn thực sự cần hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ trong số đó?

Xem thêm: 10 tips giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Học cách ủy thác hoặc thuê ngoài

Ủy thác là một trong những điều khó học nhất đối với những người lãnh đạo, leader . Ủy thác là chia sẻ những công việc mà bạn nên giao cho người khác, vì vậy bạn có thể tận dụng tối đa thời gian mà bạn có.

Thiết lập các thói quen và bám sát chúng càng nhiều càng tốt

Trong khi khủng hoảng sẽ phát sinh, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều nếu bạn có thể tuân theo các quy trình thường xuyên. Đối với hầu hết mọi người, việc tạo và tuân theo một thói quen cho phép họ bắt tay ngay vào công việc trong ngày thay vì lãng phí thời gian để bắt đầu.

Tập thói quen đặt giới hạn thời gian cho các công việc

Ví dụ, việc đọc và trả lời email có thể tiêu tốn cả ngày của bạn nếu bạn từ tốn làm nó. Thay vào đó, hãy đặt giới hạn một giờ mỗi ngày cho nhiệm vụ này và kiên trì thực hiện. Cách dễ nhất để làm điều này là chỉ định một khoảng thời gian chắc chắn cho nhiệm vụ này thay vì trả lời email theo yêu cầu hay theo cảm hững của bạn.

Sắp xếp khoa học mọi tài liệu, công việc

Bạn đang lãng phí nhiều thời gian để tìm kiếm các tập tin trên máy tính của mình? Dành thời gian để tổ chức hệ thống quản lý tệp. Hệ thống nộp hồ sơ của bạn có làm bạn chậm lại không? Làm lại nó, để nó có tổ chức đến mức bạn có thể nhanh chóng bắt tay vào những thứ bạn cần.

Đừng lãng phí thời gian chờ đợi

Từ các cuộc gặp gỡ khách hàng đến các cuộc hẹn với nha sĩ, không thể tránh khỏi việc chờ đợi một ai đó hoặc một cái gì đó. Nhưng bạn không cần chỉ ngồi đó và xoay ngón tay cái của mình. Công nghệ giúp bạn dễ dàng làm việc mọi lúc mọi nơi; máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của bạn sẽ giúp bạn luôn kết nối. Bạn có thể đang đọc báo cáo, kiểm tra bảng tính hoặc lập kế hoạch cho chiến dịch tiếp theo của mình.