Cải thiện đào tạo trực tuyến bằng phân tích nhiệm vụ công việc

Phân tích nhiệm vụ công việc (Job Task Analyst) cho người quản lý cơ hội đánh giá nhiệm vụ công việc của nhân viên để cá nhân hóa các trải nghiệm đào tạo trực tuyến. E-learning đi sâu vào từng bước và kỹ năng liên quan để người quản lý có thể xác định các nội dung cần cải thiện và cung cấp hỗ trợ kịp thời.

=> Hệ thống LMS có thể làm gì cho tổ chức của bạn?

Một lợi ích chính khác là bạn có thể điều chỉnh các giao thức và chính sách của công ty dựa trên hiệu suất của nhân viên. Ví dụ: đánh giá hiệu suất hàng năm cho thấy rằng các quy trình hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời hoặc không thực tế. Dưới đây là 7 mẹo để nhanh chóng làm phong phú các khóa đào tạo trực tuyến của bạn với việc Phân tích Nhiệm vụ Công việc:

1. Nhân viên bày tỏ quan điểm và suy nghĩ qua khảo sát và thăm dò ý kiến trên hệ thống đào tạo trực tuyến

Nhân viên đánh giá độ khó của nhiệm vụ như thế nào? Có những kỹ năng hoặc kiến ​​thức nhất định nào có thể cải thiện năng suất làm việc không? Tần suất họ thực hiện nhiệm vụ và nó phù hợp với nhiệm vụ công việc tổng thể của họ như thế nào? Ví dụ, đó có phải là một quá trình quan trọng mà họ thực hiện hàng ngày?

Hãy tiến hành các cuộc thăm dò và khảo sát để lấy ý kiến ​​đóng góp của nhân viên và nhìn nhận mọi thứ từ quan điểm của họ. Hãy nhớ rằng những cá nhân đã phát triển hệ thống đào tạo trực tuyến thường không phải là những người phải thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy, người quản lý đào tạo đang xem từ quan điểm lý thuyết. Nhưng nhân viên có thể đưa ra một cái nhìn chân thực hơn về các khía cạnh thực tế của nhiệm vụ để quyết định có nên áp dụng vào thực hành hay không.

Xem thêm: Cơ hội và thách thức khi đào tạo nhân sự thế hệ Z là gì?

2. Xác định các khác biệt về hiệu suất và kỹ năng quan trọng liên quan đến nhiệm vụ công việc

Hầu hết người quản lý đưa ra các nhiệm vụ mà không hề nghĩ đến các kỹ năng và kiến ​​thức có liên quan. Ví dụ: người đại diện trung tâm liên lạc không xem xét các kỹ năng lắng nghe, giao tiếp và giải quyết vấn đề tích cực mà họ sử dụng để giải quyết các vấn đề của khách hàng. Cũng không phải những kinh nghiệm họ đang rút ra để nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.

Trong quá trình Phân tích Nhiệm vụ Công việc, người quản lý đào tạo phải đi sâu vào quy trình để xác định các kỹ năng, kiến ​​thức và chuyên môn cần thiết. Đừng bỏ quên việc chỉ ra các lỗ hổng kỹ năng đang làm giảm năng suất của nhân viên để chủ doanh nghiệp có thể phát triển các tài liệu đào tạo trực tuyến có liên quan.

3. Vạch ra các bước liên quan đến thực hiện nhiệm vụ

Ngoài các kỹ năng cơ bản mà nhân viên phải có, người quản lý cũng cần vạch ra các bước để đạt được những khả năng cụ thể này. Ví dụ, quá trình bán hàng bắt đầu với việc phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của khách hàng. Sau đó là chuyển sang giai đoạn xác định sản phẩm và đàm phán. Tạo bản trình chiếu (Powerpoint) trực quan của nhiệm vụ từ đầu đến cuối, hoàn thành với ảnh chụp màn hình và giải thích ngắn gọn. Điều này cho phép bạn kiểm tra trình tự thời gian của quá trình trong khi Phân tích Nhiệm vụ Công việc và liệu bạn có thể bỏ qua các bước không liên quan nào không.

Xem thêm: Học kỹ năng mềm online như thế nào cho hiệu quả?

4. Chia các bước thành các nhiệm vụ con và yêu cầu kiến ​​thức

Khi đã chia nhiệm vụ thành các bước riêng lẻ, bạn nên chắt lọc nó thành các nhiệm vụ phụ, kiến ​​thức và điều kiện tiên quyết. Sử dụng cùng một ví dụ bán hàng, bước đầu tiên (phân tích nhu cầu của khách hàng) luôn đòi hỏi nhiều kỹ năng, kiến ​​thức sản phẩm và thậm chí cả nhận thức về thương hiệu. Điều này là do nhân viên phải tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty khi thực hiện giao dịch.

5. Đánh giá các chỉ số LMS để có được cái nhìn sâu sắc hơn

Nếu người quản lý đã triển khai kế hoạch đào tạo trực tuyến qua hệ thống LMS, bạn đã sở hữu những dữ liệu lớn có giá trị theo ý của mình. Các báo cáo và phân tích LMS tích hợp có thể giúp bạn nghiên cứu sâu hơn về các vấn đề được tiết lộ thông qua các cuộc khảo sát và thăm dò ý kiến ​​của nhân viên.

Ví dụ, nhiều nhân viên nói rằng họ phải “vật lộn” với một nhiệm vụ cụ thể. Với việc nhìn lại hiệu suất mô phỏng và kết quả đánh giá liên quan đến quá trình này, bạn có thể phát hiện ra rằng nhiệm vụ là thách thức vì họ không thể hoàn thành các mô-đun đào tạo trực tuyến cần thiết. Mặt khác, cũng có thể là do nhiệm vụ không liên quan và chương trình đào tạo trực tuyến của bạn thiếu các công cụ xây dựng kinh nghiệm cần thiết.

6. Tìm một chuyên gia có kinh nghiệm về vấn đề chủ đề hoặc chuyên gia nội bộ tham gia

Tranh thủ sự hỗ trợ của Chuyên gia về vấn đề lựa chọn và phân tích chủ đề hoặc thậm chí là người trong tổ chức am hiểu về chủ đề hoặc nhiệm vụ cho Phân tích nhiệm vụ công việc. Họ sẽ có thể đánh giá quá trình từ quan điểm có kinh nghiệm hơn và mổ xẻ nó sâu hơn. Ví dụ, hãy nêu bật những kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau mà bạn thậm chí không nhận ra là có liên quan. Những cá nhân này cũng có thể giúp xác định những lỗ hổng chưa được tiết lộ và cho bạn biết mọi thứ mà nhân viên cần biết để cải thiện hiệu suất của họ.

Ví dụ: chuyên gia nội bộ phân tích nhiệm vụ, chỉ số LMS và khảo sát nhân viên. Họ thấy rằng vấn đề không phải là kỹ năng thiếu sót, mà là khóa đào tạo trực tuyến không tạo điều kiện cho việc thực hành. Nói cách khác, nhân viên có những gì cần thiết, nhưng họ không chắc làm thế nào để áp dụng nó vào công việc. Do đó, bạn có thể thêm nhiều mô phỏng đào tạo trực tuyến hơn,

7. Xây dựng các tiêu chí đánh giá phù hợp với kết quả mong muốn

Một Phân tích Nhiệm vụ Công việc thành công cần có các tiêu chí đánh giá. Nó không phải là thực hiện nhiệm vụ, mà là kết quả mà nhân viên phải đạt được. Ví dụ: mục tiêu chính của việc hoàn thành việc trả lại sản phẩm là cải thiện trải nghiệm của khách hàng và mang lại doanh nghiệp lặp lại. Khách hàng có nhiều khả năng sẽ tiếp tục quay lại mua nhiều hơn nếu nhu cầu của họ được đáp ứng ngay cả khi điều đó có nghĩa là tổ chức của bạn mất khả năng giảm giá trong khoảng thời gian này.

Do đó, tiêu chí đánh giá cho Phân tích Nhiệm vụ Công việc này nên tập trung vào trải nghiệm của khách hàng. Nhân viên cần có những kỹ năng gì để cung cấp dịch vụ khách hàng cao cấp kịp thời? Và làm thế nào bạn có thể nuôi dưỡng những tài năng này trong đào tạo trực tuyến để họ liên tục cải thiện và đạt được tiềm năng của mình?

=> Học viên muốn gì từ các khóa học trực tuyến và ngân hàng khóa học?

Đào tạo trực tuyến E-learning là giải pháp lý tưởng để nâng cao và cải thiện hiệu suất các công việc của nhân viên. Nếu doanh nghiệp cần sự hỗ trợ trong hành trình xây dựng và triển khai đào tạo trực tuyến, đừng ngần ngại liên hệ với OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến hàng đầu Việt Nam bạn nhé!