Làm việc nhóm hiệu quả là trọng tâm của mọi dự án nhóm thành công. Mặc dù một số nhóm có thể làm việc tốt với nhau một cách tự nhiên, nhưng với một số phương pháp hay nhất, bất kỳ nhóm nào cũng có thể hoạt động hiệu quả và tạo ra kết quả tuyệt vời. Hiểu cách làm việc tốt với những người khác cũng là một kỹ năng rất được các nhà tuyển dụng săn đón vì nó có thể giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, duy trì một nền văn hóa vững chắc và đạt được các mục tiêu.

Trong bài viết này, bạn sẽ học được ba điều cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả và các mẹo để cải thiện kết quả của dự án nhóm tiếp theo của bạn.

Xem thêm: Tại sao kỹ năng làm việc nhóm lại quan quan trọng với sinh viên năm nhất?

Ba yếu tố của làm việc nhóm thành công

Trước khi thực hiện dự án nhóm tiếp theo của bạn, hãy cân nhắc bắt đầu với các mục tiêu, vai trò và phương pháp giao tiếp rõ ràng cho nhóm:

1. Mục tiêu xác định rõ ràng

Thành công của bất kỳ dự án nào cũng bắt đầu với một mục tiêu được xác định rõ ràng và được chia sẻ với tất cả các thành viên trong nhóm. Bạn có thể tạo ra một mục đích rõ ràng bằng cách hình thành một tuyên bố sứ mệnh, thiết lập mục tiêu và kết quả chính, thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) hoặc xác định các công việc cụ thể. Khi một nhóm chia sẻ một mục tiêu cụ thể, điều đó sẽ giúp ưu tiên thời gian và nguồn lực. Nó cũng giúp nhân viên của bạn hiểu được vai trò của họ và cách công việc của họ đóng góp vào thành công chung của dự án. Cân nhắc đặt các mục tiêu SMART hoặc các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn.

Ví dụ: Nhóm dịch vụ khách hàng của bạn hiện có thời gian quay vòng ba ngày để xử lý đơn trả hàng của khách hàng. Tuyên bố sứ mệnh của bạn là cải thiện dịch vụ khách hàng và mục tiêu của bạn đối với dự án nhóm là xử lý trả hàng cho tất cả khách hàng trong vòng hai ngày.

2. Xác định rõ ràng vai trò và phần thưởng cho từng thành viên trong nhóm

Khi mỗi thành viên trong nhóm hiểu được vai trò của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của dự án, họ sẽ có thể tập trung vào trách nhiệm của mình đối với sự thành công của dự án. Thưởng cho các thành viên trong nhóm vì đã đạt được các mục tiêu sớm và / hoặc đạt được tiến bộ đáng kể giúp các thành viên trong nhóm của bạn luôn có động lực và đi đúng hướng để hoàn thành dự án.

Sự công nhận cũng có thể giúp các thành viên trong nhóm của bạn nhớ tầm quan trọng của họ trong dự án và nâng cao tinh thần. Cả trưởng nhóm và những người đóng góp cá nhân nên đưa ra phản hồi tích cực bằng cách ghi nhận những công việc đặc biệt hoặc khen ngợi một ý tưởng có giá trị. Công nhận đồng nghiệp của bạn khi bạn làm việc hướng tới một mục tiêu chung có thể giúp thúc đẩy toàn bộ nhóm.

Ví dụ: Trong các cuộc họp đã lên lịch của bạn, hãy lập kế hoạch thời gian để ghi nhận những thành công của các thành viên trong nhóm. Những khẳng định này dựa trên các cột mốc quan trọng để các thành viên trong nhóm hiểu được những gì họ đã đạt được và vì vậy các thành viên khác biết họ nên làm mô hình công việc nào trong tương lai. 

3. Giao tiếp cởi mở

Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng là yếu tố quan trọng để làm việc nhóm hiệu quả. Các thành viên trong nhóm cần cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý kiến ​​và quan điểm của mình để mỗi cá nhân đều đóng góp hết khả năng của mình. Giao tiếp rõ ràng dẫn đến sự tin tưởng hơn giữa các thành viên trong nhóm và phá vỡ các rào cản có thể khiến công việc của nhóm chậm hơn và kém hiệu quả hơn.

Để tạo nền tảng cho giao tiếp mạnh mẽ, hãy thiết lập các phương thức giao tiếp phù hợp với nhóm. Điều này bao gồm thời điểm và cách thức bạn nên sử dụng các phương thức liên lạc khác nhau, chẳng hạn như email, nhắn tin trực tuyến, cuộc gọi điện thoại và cuộc họp.

Ví dụ: Nếu bạn có một dự án đang thực hiện, hãy lên lịch các cuộc họp ngắn để xem xét tiến độ. Dành thời gian cho nhóm để giúp giải quyết các vấn đề mà một cá nhân đang gặp phải hoặc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. 

Xem thêm Khóa học giao tiếp ứng xử tại đây!

3 tips để sở hữu kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Khi bạn đã nắm được những kiến ​​thức cơ bản về làm việc nhóm, bạn có thể cải thiện cơ hội thành công của mình bằng cách làm theo các tips bổ sung sau.

Tạo môi trường làm việc hiệu quả

Mỗi dự án dựa dựa trên kỹ năng làm việc nhóm sẽ phát triển mạnh trong một môi trường làm việc khác nhau tùy thuộc vào các thành viên trong nhóm và mục tiêu của nó. Khơi nguồn cảm hứng trong công việc bằng một không gian làm việc thoải mái, năng động và kích thích sự sáng tạo.

Ví dụ: Nếu bạn đang thực hiện một nhiệm vụ sáng tạo đòi hỏi một nhóm phải cùng nhau động não ý tưởng thì hãy tìm một phòng họp yên tĩnh, nơi nhân viên có thể cảm thấy thoải mái khi trao đổi ý kiến. Phòng cần được trang bị các công cụ cần thiết, có thể bao gồm bảng trắng và máy tính xách tay với phần mềm cụ thể.

Khơi dậy sự sáng tạo

Sáng tạo là một thành phần quan trọng của một dự án nhóm thành công. Giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và thử nghiệm là những khái niệm quan trọng cần tham gia với tư cách một nhóm. Làm như vậy có thể tận dụng quan điểm độc đáo của mọi người để tạo ra các giải pháp đa dạng hơn.

Ví dụ: Sử dụng ví dụ của chúng tôi ở trên, nếu mục tiêu của bạn là giảm thời gian quay vòng của dịch vụ khách hàng để xử lý khách hàng trả lại, thì hãy dành thời gian cho các phiên thảo luận với nhóm của bạn và khuyến khích các giải pháp sáng tạo. Ví dụ: nâng cấp phần mềm của bạn có thể giảm thời gian quay vòng. Thu thập thông tin cụ thể từ khách hàng có thể đẩy nhanh quá trình trả hàng. Vì các nhân viên khác nhau sẽ có những ý tưởng khác nhau, bạn sẽ có nhiều cách để đạt được mục tiêu của mình.

Gặp gỡ bên ngoài nơi làm việc

Mặc dù bạn có thể đã điều chỉnh môi trường làm việc của mình để đáp ứng tất cả các nhu cầu của nhóm, nhưng đôi khi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái hơn khi ở ngoài công việc. Các cuộc họp bên ngoài văn phòng cũng cho phép đồng nghiệp xây dựng mối quan hệ và phát triển thân thiết hơn như một nhóm, tất cả đều có thể tăng khả năng sáng tạo.