Phản hồi tích cực là một công cụ giúp thúc đẩy những mối quan hệ tốt đẹp trong giao tiếp tại nơi công sở. Mặc dù việc đưa ra và nhận những lời chỉ trích lành mạnh về các những vấn đề bạn cần cải thiện là điều có lợi, nhưng việc ứng dụng phản hồi tích cực cũng cần thiết không kém. 

Trong bài viết này, SkillHub  sẽ thảo luận về phản hồi tích cực là gì, cách truyền đạt và tiếp nhận nó cũng như lợi ích của việc sử dụng phản hồi tích cực ở nơi làm việc.

Xem thêm: Những rào cản cần chú ý trong giao tiếp nơi công sở

Phản hồi tích cực là gì?

Phản hồi tích cực là việc công nhận điểm mạnh, thành tích hoặc thành công của người khác. Truyền đạt và tiếp nhận những thông tin tích cực và phản hồi là điều có lợi cho tất cả mọi người. Mặc dù cung cấp phản hồi có vẻ giống như một chức năng quản lý, nhưng cá nhân những người đóng góp cũng nên ưu tiên nhận ra điểm mạnh của đồng nghiệp của họ. Sử dụng phản hồi tích cực giúp các cá nhân nhận ra và trau dồi kỹ năng, phát triển các lĩnh vực cần cải thiện và tạo ra cảm giác tích cực chung ở nơi làm việc.

Cung cấp phản hồi có ý nghĩa

Để phản hồi tích cực, người nói nên suy nghĩ kỹ trước khi trình bày với đối phương. Nếu bạn có thể đưa ra phản hồi tích cực, hãy nghĩ về cách bạn có thể đưa vào các chi tiết cụ thể để người nghe hiểu chính xác lý do tại sao những gì họ đã làm là tốt. Bằng cách này, họ có thể tiếp tục làm những điều này và cải thiện chúng. 

Dưới đây là một ví dụ điển hình về phản hồi tích cực có ý nghĩa:

“Bài thuyết trình của bạn rất tốt! Bạn ủng hộ lập luận của mình bằng các sự kiện và phân tích của bạn vừa sáng tạo vừa chính xác. Khán giả cũng phản hồi tích cực về kỹ năng thuyết trình của bạn khi bạn đang thu hút và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thú vị”

Trong ví dụ này, bạn tìm hiểu các chi tiết cụ thể về bài thuyết trình để bạn có thể lặp lại chúng trong tương lai. Bạn có biết rằng:

• Bạn đã sử dụng các dữ kiện mạnh mẽ để chứng minh cho lập luận của mình.
• Các dữ kiện bạn sử dụng để phân tích là phù hợp.
• Khả năng phân phối của bạn rất tốt và làm hài lòng đối phương.

Nếu phản hồi ít chi tiết và cụ thể hơn, bạn có thể không biết điểm mạnh của mình trong buổi thuyết trình là gì hoặc cần tiếp tục làm gì cho bài thuyết trình tiếp theo. Hãy xem xét tình huống này vào lần tới khi bạn đang ở vị trí cung cấp phản hồi tích cực cho nhóm hoặc đồng nghiệp của mình.

Làm thế nào để cung cấp phản hồi tích cực

Mặc dù phản hồi của bạn phải cụ thể cho từng cá nhân và tình huống, nhưng có một số phương pháp hay nhất mà bạn có thể cân nhắc khi chuẩn bị phần phản hồi tiếp theo của mình:

• Bất cứ khi nào có thể, hãy liên kết hành vi tích cực với kết quả kinh doanh.
• Đưa ra phản hồi tích cực trước mặt người khác, khi có thể và khi thích hợp, nếu bạn nghĩ rằng họ cũng có thể thu được lợi ích từ điều đó.
• Hãy cụ thể và chi tiết nhất có thể để giúp người nhận thực hiện phản hồi tích cực trong các tình huống trong tương lai.
• Tránh đưa ra phản hồi tích cực quá thường xuyên hoặc vì những lý do tầm thường để duy trì đúng ý nghĩa của nó.
• Tránh đưa ra phản hồi tích cực theo cách hoặc giọng điệu trịch thượng và sử dụng sự khéo léo khi đưa ra phản hồi tích cực cho cấp trên.
• Không bao giờ tiết kiệm tất cả các phản hồi tích cực của bạn để đánh giá hiệu suất hàng năm của nhân viên. Cả phản hồi tích cực và phê bình mang tính xây dựng nên xảy ra gần với thời điểm các sự kiện gợi ra phản hồi xảy ra. Đưa ra phản hồi thường xuyên giúp củng cố nó trong tâm trí người nhận để họ luôn biết mình đang đứng ở đâu.

Lợi ích của phản hồi tích cực

Trong khi một số cá nhân phát triển mạnh khi nhận được phản hồi quan trọng, chỉ nhấn mạnh những phản hồi tiêu cực, chỉ trích có thể làm giảm tinh thần, giảm năng suất và có thể khiến nhân viên cảm thấy bị đánh giá thấp hoặc không chắc chắn về tác động của họ đối với công việc. Mặt khác, việc đưa phản hồi tích cực trở thành một phần thường xuyên tại nơi làm việc có nhiều lợi ích:

1. Phản hồi tích cực thúc đẩy sự tương tác

Phản hồi về những gì mọi người đang làm đúng có thể giúp gia tăng sự gắn bó với công việc và đồng nghiệp của họ. Một số lợi ích của việc tăng cường sự tham gia bao gồm sự thoải mái khi chia sẻ những ý tưởng mới và chỉ ra những vấn đề cần được giải quyết.

2. Phản hồi tích cực hỗ trợ một tiêu chuẩn công việc nhất định

Đưa ra và nhận phản hồi tích cực phù hợp với các tiêu chuẩn của tổ chức của bạn có thể giúp bạn và đồng nghiệp của bạn duy trì chất lượng của cả hành vi và công việc mà người sử dụng lao động của bạn mong đợi. Điều này có thể giúp bạn thành công trong vai trò của mình và dọn đường cho việc tăng lương và thăng chức.

3. Phản hồi tích cực phát triển hiệu suất

Phản hồi tích cực có khả năng cải thiện các kỹ năng và phẩm chất nhất định, ngay cả khi bạn đã là người có thành tích cao hoặc ở vị trí quản lý. Cải thiện hiệu suất có thể tăng năng suất và mang lại lợi ích cho cả sự nghiệp và tổ chức của bạn.

4. Phản hồi tích cực giúp tăng hiệu quả về chi phí

Phát triển một môi trường hỗ trợ, tích cực vừa có thể tăng năng suất vừa giảm thiểu chi phí. Kết hợp với nhau, những điều này cộng lại để tiết kiệm chi phí do có phản hồi nhất quán, có ý nghĩa giữa các đồng nghiệp và từ người giám sát đến các báo cáo trực tiếp.

Bất kể vị trí của bạn trong sự nghiệp hiện tại là gì, điều quan trọng bạn phải nhận ra tầm quan trọng của phản hồi tích cực, phù hợp. Phản hồi tích cực là một kỹ năng giúp bạn thăng tiến nhanh chóng xong sự nghiệp hay bất kỳ công việc nào khác cần đến kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, phản hồi.