SELECT MENU

Bạn cần biết

Những rào cản cần chú ý trong giao tiếp nơi công sở

Khi các rào cản giao tiếp xuất hiện ở nơi làm việc, bạn sẽ khó duy trì và phát triển mối quan hệ với đồng nghiệp, lãnh đạo hoặc khách hàng. Điều này thường dẫn đến nhầm lẫn và có thể khiến công việc hàng ngày của bạn trở nên khó khăn hơn. Trong bài viết này,SkillHub sẽ cung cấp cho bạn danh sách những rào cản giao tiếp phổ biến và cách khắc phục chúng để bạn có thể nhận ra và giải quyết chúng khi chúng xuất hiện trong giao tiếp nơi công sở.

Hãy xem xét kỹ hơn từng rào cản giao tiếp này và cách bạn có thể vượt qua chúng!

Xem thêm Khóa học Tiếng Anh chuyên ngành Tài chính – ngân hàng tại đây!

Sử dụng thuật ngữ trong ngành khi giao tiếp nơi công sở

nhung-rao-can-can-chu-y-trong-giao-tiep-noi-cong-soMỗi ngành đều có những từ và cụm từ riêng. Mặc dù việc sử dụng các thuật ngữ này đôi khi có vẻ hiệu quả hơn, nhưng nó thường gây nhầm lẫn cho những người bên ngoài lĩnh vực này hoặc có ít hoặc không có kinh nghiệm chuyên môn. Sử dụng thuật ngữ hoặc ngôn ngữ chuyên môn hóa cao có thể trừu tượng hóa thông điệp của bạn và khiến mọi người khó hiểu khi nghe những thông tin quan trọng.

Thay vào đó, hãy cố gắng tránh các thuật ngữ và chia nhỏ các từ viết tắt. Ví dụ: trong khi một người nào đó trong lĩnh vực tiếp thị hoặc bán hàng có thể quen thuộc với thuật ngữ “KPI”, một nhân viên trong bộ phận phát triển sản phẩm có thể không biết nó là viết tắt của chỉ số hiệu suất công việc hoặc đó là một giá trị mà tổ chức đo lường để xác định mức độ hoạt động của doanh nghiệp. đạt được mục tiêu kinh doanh. Bằng cách dành thời gian giải thích thuật ngữ, bạn có thể đảm bảo mọi người đều hiểu thông điệp của bạn. Làm như vậy cũng giúp mọi người cảm thấy hòa nhập hơn, tự tin hơn và có thể hiện diện và làm việc hiệu quả.

Xem thêm: 5 cách để cải thiện kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp của bạn

Cung cấp quá nhiều thông tin cùng một lúc khi giao tiếp nơi công sở

Cho dù bạn đang thuyết trình trong cuộc họp nhóm, đào tạo nhân viên mới hay giải thích sản phẩm cho khách hàng, thì việc chia sẻ thừa thông tin rất dễ xảy ra. Đôi khi bạn có thể cảm thấy rằng bạn cung cấp càng nhiều chi tiết thì thông điệp của bạn càng rõ ràng. Tuy nhiên, cung cấp quá nhiều thông tin có thể làm phức tạp thông điệp của bạn và khiến người nghe khó hiểu hơn.

Để giúp mọi người hiểu thông điệp của bạn dễ dàng hơn, hãy giải thích ngắn gọn và chỉ chia sẻ những gì phù hợp nhất với họ. Nếu bạn đang chia sẻ bản trình bày hoặc sử dụng giao tiếp bằng văn bản, hãy đảm bảo sử dụng danh sách có dấu đầu dòng thay vì các đoạn văn bản dài. Dành thời gian để đối phương đặt câu hỏi, cho dù đó là khi kết thúc hay trong cuộc thảo luận của bạn. Đây là thời điểm tốt để chia sẻ các chi tiết bổ sung mà họ sẵn sàng tiếp thu.

Phong cách giao tiếp khác nhau khi giao tiếp nơi công sở

Mỗi người đều có phong cách giao tiếp nơi công sở độc đáo của riêng mình. Một số người biểu hiện ra bên ngoài trong khi những người khác giữ một giọng điệu trung lập hơn. Một số người sử dụng cử chỉ tay khi nói trước khán giả trong khi những người khác tránh chúng. Đôi khi, những khác biệt này có thể trở thành rào cản giao tiếp. Ví dụ, một người rất chi tiết và cụ thể trong thông điệp của họ có thể gặp khó khăn khi hiểu một người giao tiếp thích sử dụng những điều chung chung.

Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để giúp truyền đạt quan điểm của mình đến những người có phong cách giao tiếp khác nhau:

Sử dụng giọng điệu tự tin

Dù bạn giao tiếp bằng phương pháp nào, hãy luôn tự tin và tự tin. Nếu bạn đang nói, hãy nói rõ ràng và rành mạch. Nếu bạn đang viết, hãy cố gắng tránh những cụm từ như “Tôi nghĩ” hoặc “Tôi hy vọng” hoặc “Tôi đoán.”

Đính kèm các ví dụ

Khi giải thích điều gì đó, việc minh họa quan điểm của bạn bằng các ví dụ thường rất hữu ích. Ví dụ: nếu bạn đang đào tạo nhân viên về một hệ thống đào tạo trực tuyến hãy đưa những câu chuyện về LMS.

Tạo thói quen đặt câu hỏi ngược lại cho người nghe

Khi bạn chia sẻ xong một vấn đề, hãy hỏi khán giả xem họ có cần giải thích rõ không và chuẩn bị cho bạn những câu hỏi tiếp theo để đảm bảo họ hiểu ý của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách hỏi, “Có ai có câu hỏi tiếp theo không?” hoặc “Vấn đề này đã rõ ràng với mọi người chưa?”

Phản ánh các phong cách giao tiếp khác

Nếu bạn đang tham gia một cuộc họp trực tiếp, hãy cố gắng mô phỏng phong cách giao tiếp của bạn theo người bạn đang nói chuyện.

Rào cản ngôn ngữ và thính giác khi giao tiếp nơi công sở

Nếu ai đó bị khiếm thính hoặc không thông thạo ngôn ngữ của bạn, họ có thể gặp khó khăn trong việc hiểu những gì bạn đang nói. Ngay cả khi họ hiểu một số thông điệp của bạn, vẫn có khả năng họ bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Trong những trường hợp này, điều quan trọng là phải lựa chọn cách thức giao tiếp phù hợp để đảm bảo các bạn có thể giao tiếp hiệu quả với nhau. Ví dụ, bạn có thể cần yêu cầu dịch vụ của một phiên dịch viên hoặc thông dịch viên ngôn ngữ ký hiệu.

Rào cản vật lý khi giao tiếp nơi công sở

Một trong những rào cản giao tiếp phổ biến nhất là ranh giới vật lý. Mặc dù giao tiếp mặt đối mặt nói chung là hiệu quả nhất nhưng không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được  đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều địa điểm hoặc nhân viên làm việc từ xa trong đại dịch COVID-19.

Khi đối mặt với các rào cản vật lý, điều quan trọng là phải điều chỉnh các kỹ thuật giao tiếp của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang nói chuyện với ai đó qua điện thoại, bạn không thể dựa vào giao tiếp không lời như cử chỉ tay, nét mặt và tín hiệu, vì vậy bạn sẽ cần đảm bảo tất cả các diễn đạt đều bằng lời nói. Nếu bạn đang giao tiếp chủ yếu qua email hoặc ứng dụng trò chuyện, bạn nên lựa chọn cho mình một phong cách giao tiếp hiệu quả.

Giao tiếp rõ ràng và thẳng thắn là điều cần thiết để duy trì một môi trường làm việc hiệu quả và an toàn. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp nơi công sở được phát triển tốt là yếu tố quan trọng để thành công trong bất kỳ nghề nghiệp nào. Bằng cách dành thời gian để hiểu và xác định các rào cản giao tiếp cũng như làm việc để giải quyết những thách thức này, bạn có thể đảm bảo trải nghiệm tích cực cho đồng nghiệp cũng như bất kỳ khách hàng nào mà bạn phục vụ.

Bài viết liên quan

Nhận ngay khuyến mại 20% từ SkillHub