Khả năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên là điều cần thiết cho dù bạn làm việc trong ngành nào. Người lao động trong thời đại kỹ thuật số phải biết cách truyền tải và nhận thông điệp một cách hiệu quả trực tiếp cũng như qua điện thoại, email và mạng xã hội .
Những kỹ năng giao tiếp này sẽ giúp bạn được tuyển dụng, thăng chức và thành công trong suốt sự nghiệp của bạn.
Trong bài viết này, SkillHub sẽ bật mí cho bạn 10 kỹ năng giao tiếp hàng đầu mà bạn cần có.
Xem thêm: Khóa học kỹ năng mềm online dành riêng cho sinh viên tại đây!
10 kỹ năng giao tiếp giúp bạn thành công trong công việc
Bạn muốn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh? Đây là một số kỹ năng giao tiếp hàng đầu mà các nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng muốn thấy trong sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn. Làm nổi bật những kỹ năng này và thể hiện chúng trong các cuộc phỏng vấn xin việc, và bạn sẽ tạo được ấn tượng đầu tiên vững chắc. Tiếp tục phát triển những kỹ năng này sau khi được tuyển dụng và bạn sẽ gây ấn tượng với sếp, đồng đội và khách hàng của mình.
1. Kỹ năng lắng nghe
Trở thành một người biết lắng nghe là một trong những cách tốt nhất để trở thành một người giao tiếp tốt. Không ai thích giao tiếp với một người chỉ quan tâm đến việc nói lên ý kiến của mình và không dành thời gian để lắng nghe người kia. Nếu bạn không phải là một người biết lắng nghe, sẽ rất khó để hiểu những gì bạn được yêu cầu làm.
Hãy dành thời gian để luyện tập cách lắng nghe và thấu hiểu người khác. Lắng nghe tích cực bao gồm việc chú động lắng nghe người đối diện đang nói gì, đặt những câu hỏi làm sáng tỏ quan điểm và diễn đạt lại những gì người đó nói để đảm bảo sự hiểu biết (“Vì vậy, những gì bạn đang nói là…”). Thông qua việc lắng nghe tích cực, bạn có thể hiểu rõ hơn những gì đối phương đang cố gắng nói và có thể phản hồi một cách thích hợp.
Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp luôn chú trọng kỹ năng lắng nghe và phản hồi của nhân viên?
2. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ
Ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ tay và giọng nói của bạn đều tô điểm cho thông điệp mà bạn đang muốn truyền tải. Một tư thế thoải mái, cởi mở (tay mở, chân thả lỏng) và giọng điệu thân thiện sẽ khiến bạn tỏ ra dễ gần và sẽ khuyến khích người khác nói chuyện cởi mở với bạn.
Giao tiếp bằng mắt cũng rất quan trọng; bạn muốn nhìn thẳng vào mắt người đó để chứng tỏ rằng bạn đang tập trung vào họ và cuộc trò chuyện. (Tuy nhiên, hãy nhớ đừng nhìn chằm chằm vào người đó, điều này có thể khiến họ khó chịu.)
Ngoài ra, hãy chú ý đến ngôn ngữ hình thể của người khác trong khi bạn đang nói. Thông thường, các tín hiệu phi ngôn ngữ truyền đạt cảm giác thực sự của một người. Ví dụ, nếu người đó không nhìn thẳng vào mắt bạn, họ có thể không thoải mái hoặc đang che giấu sự thật.
3. Trình bày ý kiến rõ ràng và ngắn gọn
Giao tiếp bằng lời nói tốt nghĩa là nói vừa đủ — không nói quá nhiều hoặc quá ít. Cố gắng truyền tải thông điệp của bạn bằng ít từ nhất có thể. Nói những gì bạn muốn một cách rõ ràng và trực tiếp, cho dù bạn đang nói chuyện trực tiếp với ai đó, qua điện thoại hay qua email. Nếu bạn nói lan man, người nghe của bạn sẽ điều chỉnh bạn hoặc sẽ không chắc chắn về chính xác những gì bạn muốn.
Suy nghĩ về điều bạn muốn nói trước khi nói. Điều này sẽ giúp bạn tránh nói quá mức hoặc khiến khán giả bối rối.
4. Thái độ thân thiện, hòa đồng
Thông qua giọng điệu thân thiện, một câu hỏi cá nhân hoặc đơn giản là một nụ cười, bạn sẽ khuyến khích đồng nghiệp tham gia giao tiếp cởi mở và trung thực với bạn. Điều quan trọng là phải lịch sự trong mọi giao tiếp tại nơi làm việc.
Điều này rất quan trọng trong cả giao tiếp mặt đối mặt và giao tiếp bằng văn bản. Khi bạn có thể, hãy cá nhân hóa email của bạn cho đồng nghiệp hoặc nhân viên – câu “Tôi hy vọng tất cả các bạn đã có một ngày cuối tuần vui vẻ” ở đầu email có thể cá nhân hóa thư và khiến người nhận cảm thấy được trân trọng hơn.
5. Sự tự tin
Điều quan trọng là phải tự tin trong quá trinh tương tác của bạn với người khác. Sự tự tin cho đồng nghiệp của bạn thấy rằng bạn tin vào những gì bạn đang nói và sẽ làm theo.
Thể hiện sự tự tin có thể đơn giản như giao tiếp bằng mắt hoặc sử dụng giọng điệu chắc chắn nhưng thân thiện. Tránh đưa ra những câu giống như câu hỏi tu từ. Tất nhiên, hãy cẩn thận để không tỏ ra kiêu ngạo hoặc hung hăng. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn lắng nghe và đồng cảm với đối phương.
6. Đồng cảm
Sử dụng những cụm từ đơn giản như “Tôi hiểu bạn đến từ đâu” chứng tỏ rằng bạn đã lắng nghe đối phương và tôn trọng ý kiến của họ. Lắng nghe tích cực có thể giúp bạn điều chỉnh những gì đối tác trò chuyện của bạn đang nghĩ và cảm thấy, do đó, sẽ giúp bạn dễ dàng thể hiện sự đồng cảm hơn.
Ngay cả khi bạn không đồng ý với nhà tuyển dụng, đồng nghiệp hoặc nhân viên, điều quan trọng là bạn phải hiểu và tôn trọng quan điểm của họ.
7. Tư duy cởi mở
Một người giao tiếp tốt nên tham gia vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào với một tâm hồn linh hoạt và cởi mở. Hãy cởi mở để lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác, thay vì chỉ đơn giản là truyền tải thông điệp của bạn.
Bằng cách sẵn sàng tham gia vào một cuộc đối thoại, ngay cả với những người mà bạn không đồng ý, bạn sẽ có thể có những cuộc trò chuyện trung thực và hiệu quả hơn.
8. Tôn trọng
Mọi người sẽ cởi mở hơn trong việc giao tiếp với bạn nếu bạn thể hiện sự tôn trọng đối với họ và ý tưởng của họ. Những hành động đơn giản như sử dụng tên của một người, giao tiếp bằng mắt và tích cực lắng nghe khi một người nói sẽ khiến người đó cảm thấy được đánh giá cao. Trên điện thoại, tránh bị phân tâm và tập trung vào cuộc trò chuyện.
Truyền tải sự tôn trọng qua email bằng cách dành thời gian để chỉnh sửa thông điệp của bạn. Nếu bạn gửi một email được viết cẩu thả, khó hiểu, người nhận sẽ nghĩ rằng bạn không đủ tôn trọng cô ấy để suy nghĩ về cách giao tiếp của bạn với cô ấy.
9. Phản hồi tích cực
Có thể đưa ra và nhận phản hồi một cách thích hợp là một kỹ năng giao tiếp quan trọng. Các nhà quản lý và giám sát nên liên tục tìm cách cung cấp cho nhân viên những phản hồi mang tính xây dựng, có thể là thông qua email, cuộc gọi điện thoại hoặc cập nhật trạng thái hàng tuần.
Đưa ra phản hồi cũng bao gồm việc khen ngợi – một điều gì đó đơn giản như nói “công việc tốt” hoặc “cảm ơn vì đã chăm sóc công việc đó” cho nhân viên có thể làm tăng động lực rất nhiều.
Tương tự, bạn có thể chấp nhận và thậm chí khuyến khích phản hồi từ những người khác. Lắng nghe phản hồi mà bạn nhận được, đặt câu hỏi làm rõ nếu bạn không chắc chắn về vấn đề và nỗ lực thực hiện phản hồi.
10. Lựa chọn phương tiện phù hợp
Điều quan trọng trong khi giao tiếp là biết lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp. Ví dụ, một số cuộc trò chuyện nghiêm túc (sa thải, từ chức, thay đổi mức lương, v.v.) hầu như luôn được thực hiện trực tiếp để truyền đạt thông tin một cách tốt nhất.
Bạn cũng nên nghĩ về người mà bạn muốn nói chuyện. Nếu họ là một người rất bận rộn (chẳng hạn như sếp của bạn chẳng hạn), bạn có thể muốn truyền tải thông điệp của mình qua email. Mọi người sẽ đánh giá cao phương tiện giao tiếp chu đáo của bạn và có nhiều khả năng sẽ phản hồi tích cực với bạn.
Xem thêm: 10 kỹ năng giao tiếp công sở nên đưa vào hồ sơ xin việc của bạn
Làm thế nào bạn trở nên nổi bật trong các ứng viên khi sở hữu 10 kỹ năng giao tiếp trên?
1. Cá nhân hóa kỹ năng của bạn với mô tả công việc
Phân tích danh sách công việc, đặc biệt chú ý đến các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm được nêu bật trong bản mô tả công việc. Sau đó, cá nhân hóa sơ yếu lý lịch và CV của bạn để phù hợp với yêu cầu của họ.
2. Kết hợp kỹ năng giao tiếp với các kỹ năng chuyên môn khác
Các kỹ năng mềm như giao tiếp có thể không nhận được sự gật đầu trực tiếp trong bản mô tả công việc, nhưng chúng vẫn được các nhà quản lý tuyển dụng mong muốn.
3. Sử dụng các cuộc phỏng vấn xin việc làm lợi thế của bạn.
Các cuộc phỏng vấn xin việc tạo cơ hội cho người quản lý tuyển dụng thấy rằng bạn có các kỹ năng giao tiếp bằng lời nói cần thiết để thành công trong công việc, thay vì chỉ nói với họ rằng bạn làm. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của bạn, luyện tập trước và đừng ngại dừng lại trước khi trả lời các câu hỏi của họ – hoặc yêu cầu làm rõ nếu bạn cần.
4. Đừng dừng lại khi bạn nhận được công việc.
Bạn muốn tạo ấn tượng lâu dài với đồng nghiệp sau khi được tuyển dụng? Sử dụng các kỹ năng giao tiếp của bạn trong công việc. Cho dù đó là tham gia cuộc họp công ty hay nói chuyện với khách hàng, bạn sẽ có nhiều cơ hội để thể hiện mình giao tiếp tốt như thế nào
Kết
Kỹ năng giao tiếp chính là chìa khóa giúp bạn thành công trong công việc và cuộc sống. Hãy tham khảo những khóa học trong Ngân hàng khóa học kỹ năng mềm online SkillHub để có thể nâng tầm kỹ năng giao tiếp của bạn nhé!
